Site Rengi

Dernek, Vakıf ve Sendika VERBİS Kaydı

12.09.2021
72
Dernek, Vakıf ve Sendika VERBİS Kaydı

Dernek, Vakıf ve Sendika VERBİS Kaydı

Dernek, Vakıf ve Sendikaların VERBİS kaydı zorunluluğu Kişisel Verileri Koruma Kanunu kapsamında uygulanmaya başladı. Kurulun 2021 Haziran ayı içerisinde yapmış olduğu duyuru kapsamında daha önce bu tür bir kayıt yükümlülüğü bulunmayan bu yapıların artık veri sorumlusu bilgi sicile kayıt olması gerekiyor. Ve diğer uyumluluk faaliyetlerini yerine getirmesi gerekmektedir. Elbette bu yükümlülük noktasında bir veya daha fazla istisna bulunmaktadır. Niteliklerine göre vakıf, sendika ve dernek VERBİS kaydı zorunluluğu hakkında ayrıntılı bilgiye makalemizin devamında ulaşmanız mümkündür. Bu makale genel hatları ile bir bilgilendirme içermektedir. En doğru ve geçerli şekilde VERBİS kaydını tamamlayabilmek için dernek, vakıf ve sendika bu alanda bilgili bir danışman ile birlikte çalışılmasıdır.

Dernek VERBİS Kaydı Yaptırmak Zorunda mı?

Dernekler için VERBİS kaydı yapılması zorunluluğu 2018 tarihli kurul duyurusunda zorunlu kılınmamıştı. Hatta dernekler geniş kapsamlı bir istisnaya tabi tutularak kendileri ve tüm uzantılarının kapsam dışı kaldığı açıklanmıştır. Ancak 2021 yılı Haziran ayı içerisinde kurum tarafından internet sayfaları üzerinden yapılan duyuru kapsamında artık Dernekler KVKK yaptırması zorunlu olan yapılar içerisinde dahil edilmiştir.

KVKK kurumu tarafından yapılan açıklamaya göre kendisine bağlı bir ticari ve iktisadi işletmesi bulunmakta olan derneklerin VERBİS kaydı yaptırması zorunlu oldu. Ayrıca Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında açık rıza metni hazırlanması, aydınlatma metinleri hazırlanması, sözleşmelerin bu kapsamda uyarlanması da gerekmektedir. Aksi halde geçerli bir kayıt işleminden bahsetmek de mümkün olmayacaktır.

Vakıflar İçin VERBİS Kayıt Zorunluluğu

Vakıflar da VERBİS’e kayıt zorunluluğu bulunan tüzel kişiliklerden biridir. Türk Medeni Kanunu içerisinde Dernekler ile birlikte anılan ve yasal düzenlemeleri bu çerçevede gerçekleştirilen Vakıfların Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında gerçekleştirmek zorunda olduğu faaliyetler de dernekler ile benzerlik göstermektedir. Üstelik derneklere kıyasla nispeten daha fazla maddi kökenli bir yapılanma olan Vakıfların pek çoğunun bir ya da daha fazla iktisadi teşebbüsü bulunmaktadır. Bu durumda da vakıfların VERBİS’e kayıt olması zorunludur. Kayıt ve akabinde gerçekleştirilmesi zorunlu olan sözleşme ve diğer metinlerin hazırlığı konusunda ise alanında bilgili olan bir uzman tarafından bilgilendirilmeleri hatta vakıf içerisinde bu hususla ilgili bir görevlendirilme yapılması da faydalı olacaktır.

Sendikalar VERBİS Kaydı Kapsamında mı?

Sendikalar VERBİS’e kayıt olması gereken bir diğer tüzel kişiliktir. Kalabalık mesleki topluluklar olarak da nitelendirilen sendikaların pek çok üyesi bulunmaktadır. Bu üyelerin ve sendika ile bağlantılı diğer üçüncü kişilere ait kişisel bilgilerin muhafaza edilmesi ve gerekli şeffaflığın sağlanabilmesi noktasında uyum sürecinin gerçekleştirilmesi de faydalı olacaktır. Bu sayede hem yasal yükümlülük yerine getirilmiş olunacak hem de üyelere ve dışarıya karşı iyi bir pozitif bir mesaj yollanır. Üye sayısının derneklere ve vakıflara kıyasla daha fazla olması sebebi ile VERBİS kaydı, aydınlatma metni, açık rıza metni ve sair diğer metinlerin hazırlanması noktasında sendikaların bir hukuki yardım almaları işlemlerin başarılı ilerleyebilmesi için iyi bir yöntemdir.

VERBİS’e Nasıl Kayıt Olunur?

VERBİS’e kayıt olmak için öncelikle bir Kişisel Veri Envanteri hazırlanması gerekir. Envanter içerisinde kişisel nitelikteki verinin;

  • Kimden?
  • Neden?
  • Hangi araçla?

Alındığı sorularının cevaplanması gerekir. Ardından toplanan kişisel verilerin niteliklerine göre özel nitelikli kişisel veri kapsamına girip girmediği tespit edilir. Bu işlemin ardından da verinin aktarım grupları tespit edilmelidir. Tüm bu işlemlerin sebebi ise Veri Sorumluları Siciline bildirimde bulunurken doğru bir bildirim yapılmasıdır. Envanterin doğru bir şekilde hazırlanmasının neticesinde https://verbis.kvkk.gov.tr adresi üzerinden başvuru işlemi başlatılabilir. Başvurunun başarılı bir şekilde tamamlanmasının ardından tüzel kişiliğe iletilecek şifre ve kullanıcı adı ile sisteme giriş yapılır. Kayıt sırasında karşılaşılacak pek çok ekran ve seçenek bulunması sebebi ile kaydın tamamlanması noktasında daha önce de benzer faaliyetlerde bulunmuş olan bir uzman ile görüşülmesi yararlıd

KVKK İrtibat Kişisi Kim Olmalıdır?

Dernek, Sendika ve Vakıflar için VERBİS kaydı ve Kişisel Verilerin Korunması Kanunu uyumluluk süreci işlemleri yapılırken bir KVKK irtibat kişisi de atanmalıdır. Bu kişi tüzel kişilik içerisinden olabileceği gibi dışarıdan görevlendirilen bir kişi de olabilir. Kişi, gerek üçüncü kişiler tarafından tüzel kişiliğe yapılacak olan başvuru ve talepleri değerlendirmeye alacak hem de kurum tarafından tüzel kişiliğe iletilecek olan işlemleri takip edecektir. Bunun yanı sıra VERBİS kaydı da irtibat kişisi üzerinden yapılır. Bu sebeple Veri Sorumluları Bilgi Siciline irtibat kişisinin isim, soy isim, kimlik numarası ve adres bilgileri de iletilmelidir. Önemle belirtilmesi gerekilen bir diğer husus da ilerleyen dönemde irtibat kişisinin de sorumluluğuna başvurulabilmesi mümkündür.

Ziyaretçi Yorumları

Henüz yorum yapılmamış. İlk yorumu aşağıdaki form aracılığıyla siz yapabilirsiniz.