Samsun İşyerinde VERBİS Kaydı itina gösterilerek yapılması gereken önemli bir husustur. Ezbere ve standart kayıt işleminin aksine, şirketlerin bu hususta daha özenli ve bir uzman yardımı alarak hareket etmesi gerekir. Aksi halde hem işyerinin itibarı zedelenebilir hem de Kişisel Verileri Koruma Kurumu tarafından uygulanan ciddi cezai yaptırımlarla karşılaşabilir. Bir İşyerinde VERBİS Kaydı yapılırken öncelikle Kişisel Verilerin Korunması Kanunu kapsamında bir Veri Envanteri oluşturulmalıdır. Hazırlanan envanter doğrultusunda esnaf, anonim şirket ya da limited şirket olarak faaliyet işyerinin VERBİS kaydı yapılmalıdır. Bu sayede hem KVKK’nın istediği gibi bir kayıt işlemi yapılmış olunacak hem de işyerinin daha şeffaf bir görünüm kazanması sağlanacaktır. Bu hususta bir Samsun KVKK Avukatı (Danışman) ile görüşülmesinde fayda vardır.
Samsun’da Limited Şirketler İçin VERBİS Kaydı
Limited şirketlerin VERBİS kaydı yapılırken ilave bir özen gösterilmesi gerekir. Zira bu şirketlerin KVKK’nın konusu olan bireysel kişiler ve o kişilere ait veriler ile irtibatı daha fazladır. Müşteri verileri, ödeme bilgileri, çalışanlara ait özlük dosyaların içerdiği veriler ve diğer veriler, işyeri giriş çıkış kayıtları gibi hususların tümü Samsun’da ve çevre illerde faaliyet gösteren limited şirketlerin VERBİS kaydı yapılırken dikkat edilmesi gereken hususlardır. Bunların haricinde yine veri güvenliği ve korunması noktasında gerekli fiziksel ve teknik tedbirlerin alınmış olması da gerekir. Bu tedbirlerin en doğru şekilde alınması hususunda da hem Kişisel Verilerin Korunması Kanunu hem de kurul kararları dikkatlice incelenmelidir.
Samsun’da Anonim Şirketler İçin VERBİS Kaydı
Anonim şirketin VERBİS kaydı da dikkatlice yapılmalıdır. Zira özensiz bir şekilde gerçekleştirilen bildirim işleminin daha sonra şirkete büyük zararlar açması olasıdır. Anonim şirketler, esnaf işletmeleri ve limited şirketlere kıyasla daha fazla personel çalıştırmalarından dolayı başta çalışanlara ait verilerin korunması olmak üzere gerçek kişilere ait kişisel verilerin muhafazası hususunda pek çok yükümlülük altındadır. Bu yükümlülükler verilerin şirketin fiziksel ortamında muhafazası ve eğer sanal ortamda bir depolama mevcut ise bu hususta da önem arz eder. Bu sebeple hem İşyerinde VERBİS Kaydı hususunda hem de diğer Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) kapsamında dikkatli ve doğru bir çalışma yapılmalıdır. Bu çalışmaların neler olduğuna makalenin devam eden kısmında yer verilecektir.
Hem limited şirketin hem de anonim şirketin Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (KVKK) uyum süreci faaliyetleri yalnızca VERBİS kaydı ile sınırlı kalmayıp; çalışanlara kanun kapsamında bilgilendirici eğitimlerin verilmesi, işyerinde teknik ve fiziksel tedbirlerin alınması, ilgili politikaların, açık rıza metinin ve onam metinlerinin hazırlanması süreçlerini içerir. Hatta şirket tarafından kişisel verilerinin ihlal edildiğini düşünen üçüncü kişinin şirkete başvurusunu yapacağı ihlal bildirim formu dahi şirket tarafından özenli bir biçimde hazırlanmalıdır. Tüm bu sürecin doğru ve etkili bir şekilde yönetilmesi Samsun’da VERBİS kaydı yapmayı düşünen işyerleri için faydalı olacaktır.
